Sisällysluettelo
Alkukeväällä
- Lähetä johtajahakemus ajoissa Luppiin.
- Kysy kavereitasi (ja viime kesän leirinvetäjiä) johtajapariksi ja/tai ohjaajiksi.
Kun tulet valituksi
- Tutustu johtajapariisi, jos ette ole ennestään tuttuja.
- Mieti johtajaparisi kanssa alustavia leiri-ideoita.
- Suunnittele ennakkovarauksia vaativat leirin osat (esim. Benkun varausvuorot).
- Osallistu yhteisiin info- ja suunnittelutapahtumiin (esim. Benkku-info).
- Ota muiden saman leiripaikan johtajien yhteystiedot talteen.
- Sovi yhteistapaaminen muiden johtajien (ja leirikoordinaattorin?) kanssa.
- Jaa yhteiset nakit johtajien kesken, esim.:
- leirin budjetti ja mainostus
- yhteistyö leiripaikan henkilökunnan kanssa
- leiritavaroiden inventaario ja uusien tavaroiden hankinta
- leiripaikkaan tutustuminen ja leirin pystytys
- yhteiset pohjat: leirikirje, varustelista, ohjelmarunko, turvallisuussuunnitelma, jne.
- leirin purku ja palaute
- leiritapaaminen syksyllä
- Sovi ensimmäinen leirikokous vaikka jo ennen ohjaajavalintaa, niin voit jo valintatilanteessa kysyä ohjaajien pääsyä kokoukseen.
- Tutustu ohjaajahakemuksiin ennen valintakokousta, keskustele muiden johtajien kanssa valinnoista.
Kun ohjaajat on valittu
- Ota välittömästi yhteyttä ohjaajiin, mieluiten jo suoraan kokouksesta tai samana iltana.
- Lähetä ohjaajille (ja toimistolle) koko leiriporukan yhteystiedot ja lista tärkeistä päivämääristä (sovitut kokoukset, koulutus, raksa, leiri, purku, jne.).
- Sovi toinen suunnittelukokous (ja ensimmäinen, jos et päättänyt sitä etukäteen).
- Lähetä leirin runko ohjaajille (esim. Google Docs toimii tässä hyvin).
- Kannusta ohjaajia ideoimaan leiriohjelmaa.
- (Laadi alustava nakkivuorolista jo ennen kokousta?)
1. suunnittelukokouksessa
- Tuo hyvää syötävää ja juotavaa. :)
- Kerro uusille ohjaajille leiripaikasta ja käytännöistä.
- Täydennä leirin ohjelmarunko. Muista varautua säävaihteluihin.
- Valitse kullekin leiriohjelmalle vastuuhenkilö (tai useampi).
- Pyydä vastuuhenkilöitä suunnittelemaan ohjelmiaan. (Hienointa olisi, jos joka ohjelmasta saataisiin kirjallinen suunnitelma, jonka pohjalta joku muukin voi tarvittaessa vetää ohjelman. Valmiita pohjia kannattaa tarjota, jos sellaisia on.)
- Valitse kuljetus- ja EA-vastaavat sekä yksi tai kaksi vetäjää menemään leiripaikalle etukäteen.
- Sovi vapaavuorot, kysy nakkivuorotoiveita (tai muutostoiveita, jos lista jo laadittu). (Älä yritä tehdä nakkivuorolistaa alusta loppuun kokouksessa!)
- Sovi seuraava suunnittelukokous, tai muistuta jo sovitusta kokouksesta.
Kokousten välillä
- Seuraa ilmoittautumistilannetta. Jos leiristä näyttää tulevan ennakoitua suurempi (tai jos ohjaaja peruu), hanki lisäohjaajia mahdollisimman ajoissa. Omien kontaktien lisäksi voit mm.:
- kysyä kontakteja johtajaparilta ja ohjaajilta, ja
- lähettää sähköpostia Lupin leirilistalle.
2. suunnittelukokous
- Käy läpi ohjelmarunko ja varmista, että kaikki ohjelmat on suunniteltu ja varuste- ym. tarpeet tiedossa.
- Kerää lista tarvittavista materiaaleista, nakita hankintavastuut.
Leirin alussa
- Varmista kuljetusvastaavan kanssa, että leiriläisten Kela-kortit ja KMH-laput kerätään lähtiessä talteen. (Maksukuiteista ei ole niin väliä. Ota varmuuden vuoksi mukaan pari tyhjää KMH-lappua paikan päällä täytettäväksi, tai ainakin tyhjää paperia. Kansio KMH-lapuille ja minigrip-pussi Kela-korteille ovat myös käteviä.)
- Koordinoi muutenkin kuljetusvastaavan kanssa, että kaikki leiriläiset tavaroineen saadaan ehjinä ja ajoissa leirille.
- Tutustu KMH-lappuihin ja leiriläislistaan, kirjaa ylös erityishuomiota vaativat asiat (allergiat, lääkitykset, ym.).
- Varmista kokin/keittiön kanssa, että ruoka-ajat, ruokailijoiden määrä ja ruokavaliot ovat ajan tasalla.
Leirillä
...
Leirin jälkeen
- Varmista kuljetusvastaavan kanssa, että kaikki leiriläiset päätyvät tavaroineen oikeaan paikkaan ja että vanhemmat ovat heitä vastassa. Ole tarvittaessa puhelimitse yhteydessä vanhempiin.
- Jaa ohjaajille maksulaput ja opasta niiden täytössä. Muista laskuttaa myös omat kulusi.
- Kirjoita raportti leiristä ja lähetä se leirilistalle.
- Lähetä lyhyet kuvaukset ohjaajista toimistolle työtodistuksia varten.
- Muistuta ohjaajia purku- ja palautetapaamisesta (ja tule itsekin paikalle).
- Sovi mahdollinen leiritapaaminen.